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	updated on 2004.06.23

会計システム概説

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会計システム

役割分担について

会計システム全体の流れ

１月から１１月まで（決算月以外）

１２月（決算月）

会計システム（ファイル関連図）

◎中間ファイルや論理ファイルを除く

◆概説

バウチャー入力

最初に原始伝票から入力されたデータを、バウチャーと呼び、バウチャー入力によって、システム内に入ります。この際、バウチャー一件につきシステム番号を一つ割り振ります（自動採番）。これは、バウチャー番号をキーにするのではなく、システムが自動的に採番する番号を内部的なキーにする目的です。例えば、先行仕訳では、バウチャー番号を入力時に決定できないので、ゼロのまま入力しても、システム番号は採番されているので、複数のバウチャー番号なしのバウチャーを管理できるわけです。ただし、このシステム番号はほとんど画面にはでてきませんので、あまり気を使わなくても大丈夫です。入力が完了したバウチャーは、プルーフリストを必ず出してください。これは、ミスを防ぐためとともに、この後の更新結果として検索出来る、合計金額や合計件数を後で検査することも可能となり、信頼性の高いデータを保持することが可能となるためです。

転記更新

更新は、入力されたバウチャーを元に、実績データマスターへ転記をし、更に次月への繰り越し計算と、集計用の仮勘定科目へ集計をします。これは、バウチャー入力をする人とは別の人によってなされるべきで（内部統制のため：バウチャー入力をしてそのまま更新を黙ってすれば、有効になってしまう）、この責任者を一人決めて下さい。この更新作業は、一日に何度行ってもいいですし、一週間に一度でも、一月に一度でも構いません。ただし、あまりデータをため込んでから更新をすると更新作業に時間がかかります。また、更新の最初は必ずバックアップを自動的にとりますが、毎回、前回のバックアップを消してから今回用のバックアップを取り出すので、復元できる範囲は、直前の更新前の状態に戻すだけです。前の前に、戻すことは出来ません。更新作業を終了すると、更新対象のバウチャーデータは、ジャーナルデータとなります。つまり更新後のデータは、バウチャーファイルからジャーナルファイルへ移されます。これは、更新前と更新後を別に管理したかったためです。管理者が更新に使用したバウチャーを検索する時、別の人がそのバウチャーファイルに登録作業をしている状態を避けたかったわけです。また、バウチャーは、『転記前のデータ』という点に注目すれば、『転記後のデータ』をジャーナル（仕訳）と呼ぶのは合理的ではないかと思います。更新に使用されたバウチャー、つまりジャーナルデータは、その後の各帳票類が使用します。たとえば、ＧＬ、ＳＬ、ＴＢなどです。その外にも画面照会等で使用されます。従って、当然のことですが、バウチャーは更新して初めて、ＧＬシステムの中核データとなり、更新前のバウチャーは、『単に伝票を入力した』に過ぎません。その後の『転記更新』が最も重要です。更新が終わった段階で、管理者は、データが予定通り転記されたか確認してください。これは、更新中のリストやバランス検査リスト等で可能です。各々の更新がうまくいけば、月次のレポートも必ず合うはずですし、月次のレポートがうまくいけば、年次更新もうまくいくはずです。更新後のデータ変動には気を付けたほうが後々楽になるはずです。更新のあとでは、残存バウチャーの検査をしていますので、この点にも気を付けてください。

月次締め処理

所謂、月次更新はデータの変動という意味では、存在しません。このシステムでは、更新をするたびに、月次繰り越し残高や、仮勘定集計をその都度計算しているからです。月次にすべきことは、『各レポートの打ち出し』と『会計年月のくり上げ』です。会計年月は、コンピュータ上記録されていて、バウチャー入力の際の検査項目の一つである『過去のデータか否か』を判定する基準の一つとなり、このシステムの要となります。これを、くり上げると、それより古い仕訳日付のバウチャーは一切入力できなくなります。この点に十分気を付けてください。更新前に戻せますが、もし新しくバウチャー入力をして更新をしたら、各月次レポートはすべて出し直しになります。ただし、バウチャーが既に入力されていて、更新選択でそれを選択しなかった場合は、『会計年月のくり上げ』は開始直後、残存バウチャーの検査をしてそれらを検出し、メッセージを出して中断しますので、管理者はそのメッセージを見ていれば、気付くはずです。『会計年月のくり上げ』作業は、月次レポートをすべて出して、内容確認をした後に行ってください。この意味で、『会計年月のくり上げ』は、月次の作業の最後となります。また、この作業では、先行仕訳の期日到来も検査しています。この『会計年月のくり上げ』のなかでは、磁気テープへのバックアップをとりますので、該当するテープを準備してＡＳ４００にセットしてください。

年次更新

次に、年次締め作業は、以下の作業になります。

決算処理

損益振替データ作成およびその更新

年次更新

会計年月のくり上げ

２．の損益振替は後述します。
３．の年次更新では、開始直後、残存バウチャーの検査をしてそれらが無いことを自動的に確認します。そして、続行可能であれば、磁気テープへのバックアップをとります。『会計年月のくり上げ』の磁気テープとは別のテープを準備してください。その後、年度が変わる為、新しい年用のデータを実績ファイルに追加して、前年度の繰り越し分を当年の開始残高にセットします。この後、『会計年月のくり上げ』作業をしてください。これで、一年間のおわりです。

データバックアップのタイミング

勘定科目の集計の方法

ここでは、仮勘定科目への集計に関して説明します。一つの勘定科目にはその属性として、転記用なのか（集計用の）仮の勘定科目なのか、また集計の上下関係はどうなのかという、属性がセットされています。これをもとに、集計が行われます。これからの説明で、ＰＯＳＴは『転記用か否か』を意味し、

Ｐ　は　転記用　の勘定科目で、

Ｓ　は　集計用　の仮の勘定科目

ＳＦＸは『親子関係』を表す際に使われ、

０　は　親子関係を持たない（従属しない）勘定科目

１　は　『親』となる勘定科目で、

２　は　『その子供』となる勘定科目

を意味します。

★ＰＯＳＴとＳＦＸの組み合わせによる集計のタイプ

P - 0 . . . .転記用の親子関係を持たない勘定科目（つまり通常の勘定科目）
P - 1 . . . .ありえない

P - 2 . . . .転記用の親子関係を持つ科目で、従属する側の勘定科目

S - 0 . . . .集計用の親子関係を持たない勘定科目（つまりレベル集計用の勘定）

S - 1 . . . .集計用の親子関係を持つ科目で、親となる勘定科目

S - 2 . . . .ありえない

(P-2)は必ず(S-1)集計される。

(S-0)は(S-1)と(P-0)を集計する。

★集計の仕方 ()の中は( - ＳＦＸ)の意味

★具体例

ACC'T SEC
----- --- ---- ---
6    -000   S   0 (レベル集計用)

60   -000   S   0 (レベル集計用)

60611-000   S   1 集計の親

60611-101   P   2 転記用　親あり

60611-102   P   2 転記用　親あり

60611-103   P   2 転記用　親あり

ACC'T PARTICULAR
----- ---------- ---- ---
4    -             S   0  (レベル集計用)

40   -             S   0  (レベル集計用)

40110-             S   1  集計の親

40110-0040110      P   2  PARTICULARの明細　親あり

40110-0040111      P   2  PARTICULARの明細　親あり

40110-0040112      P   2  PARTICULARの明細　親あり

また、親子関係を持たないものは、

ACC'T PARTICULAR   S F X
----- ---------- ---- ---
4    -            S    0   (レベル集計用)

40   -            S    0   (レベル集計用)

40150-            P    0   通常勘定科目（親子関係なし）

40151-            P    0   通常勘定科目（親子関係なし）

1999-12-30

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